Dit artikel is enkel bestemd voor leden van onze muziekgroepen, maar je kan er gerust wat van opsteken.

Organisatie is één ding; het onderhouden en optimaal gebruiken is een ander verhaal.

In de allereerste plaats is het de bedoeling om al onze info op een zo degelijk mogelijke manier te kunnen verzamelen, onderhouden en publiceren. Maar je zal die pagina’s, die op mijn persoonlijke website staan, enkel kunnen raadplegen als je van mij de centrale webpagina hebt gekregen.

Als voormalig database administrator ben ik nog steeds zeer actief bezig met database applicaties, zowel privé (waaronder enkele voor mijn vrouw, die niet meer zonder wil), als voor alles wat met muziek te maken heeft. Al vele jaren gebruik ik deze werkwijze voor diverse muzikale projecten, tot algemene tevredenheid.

Zij die het bij andere groepen geprobeerd hebben, staarden meestal recht in een organisatorische afgrond.

Dit kan je allemaal terugvinden:
– playlists (Set 1, Set 2, Reserve, Repetitie, In Voorbereiding, Nog Niet, Hints)
– arrangementen (voor bas, drums, gitaar en keyboard)
– teksten (zowel in HTML als PDF)
– kalender
– contacten
– administratie

Alle informatie staat in een van deze vier formaten:
– HTML (de standaard voor het internet)
– PDF (het gratis en alom gekende formaat van Acrobat)
– JPG (voor foto’s)
– RTF (Rich Text Format, wordt slechts sporadisch gebruikt).

In tegenstelling tot onder meer Excel en andere Microsoft producten, zijn deze vier formaten op eender welk toestel en in eender welke browser te raadplegen.

Zodra er info bij mij binnenkomt, tracht ik het zo snel mogelijk te verwerken, en worden de web pagina’s minstens eenmaal per dag automatisch bijgewerkt. Mijn hoofdbetrachting is om alles zo stipt en accuraat mogelijk voor ieder van ons beschikbaar te stellen. Maar uiteraard hangt dit af van de verzamelde info. En krijg je binnen de 24 uur geen bevestiging, niet aarzelen om mij te bellen.

Waarom we een interne nummering gebruiken is al duidelijk gemaakt op deze pagina: 35. Alfabetisch of genummerd

Wat de arrangementen betreft:
– degene die ik heb aangemaakt bevatten akkoordenschema’s en een indeling
– als iemand een aparte notering gebruikt, stuur mij je document (in tekst-, Word- of PDF-formaat), en dat zal automatisch in jouw web folder terechtkomen.

Inzake de teksten:
– de meeste haal ik van het internet
– als je jouw versie en/of indeling wil gebruiken, stuur me de tekst, document, whatever.

Nog even een zéér belangrijke: laat ons ook eens weten of je in dezelfde toon zingt als de voorziene URL. Gewoon een kwestie van dubbel werk inzake arrangementen te vermijden. Zo’n URL dient trouwens enkel als voorbeeld, want onze uiteindelijke versie kan wel eens verschillen. Het is gewoon om een idee op te doen hoe het live zou kunnen gebracht worden.

Hou in ieder geval de centrale webpagina altijd en overal bij, want daarop is alles terug te vinden.

Oh, ja, vermits er meerdere keren per dag heel veel pagina’s (> 3.000) geupload worden, kan er al eens iets mislopen.

Twee zaken in het oog houden:
1/ check de Last Update bovenaan de pagina (eens refreshen kan nooit kwaad); als die je te oud lijkt, mij effe verwittigen
2/ soms is er een pagina (of zelfs meerdere) niet beschikbaar (‘This page doesn’t seem to exist’)

In beide gevallen copieer je de URL bovenaan en stuur me die door.

Eén pagina volstaat, want ik weet vrij snel waar het schoentje wringt.

Oh, ja, vergeet zeker niet om altijd zo snel mogelijk elke wijziging in je bezette data door te geven. Als we eerst iedereen moeten opbellen om te vragen of hij/zij vrij is (de voice mail is op dat ogenblik niet je beste vriend), dan heeft de aanvrager/organisator al lang iemand anders gecontacteerd. Maar … dit valt of staat met de discipline die ieder groepslid zou moeten kunnen opbrengen.

Als er vragen, opmerkingen, verbeteringen, uitbreidingen, , enz. zijn: sjoet !!!